Составление графика отпусков: пошаговая инструкция и образец. Как заполнять график отпусков? Правила ведения и заполнения графика рапорта

График отпусков - это один из важнейших локальных нормативных актов любой организации. Составлять график для определения очередности отпусков работников является обязанностью работодателя. Напомним, что этот локальный акт должен быть утвержден не позднее 17 декабря (за 2 недели до конца года). И не забудьте о новых правилах, внесенных статьями 185.1 и 262.2 ТК РФ. Образец заполнения графика отпусков на 2019 год и пошаговую инструкцию по составлению и утверждению можно найти в статье.

В соответствии со статьей 123 ТК РФ , график следует утвердить за две недели до наступления нового года. Чтобы не ошибиться в заполнении, рекомендуем вам ориентироваться на представленный в статье график отпусков на 2019 год (excel скачать бесплатно можно в конце статьи). Утверждение его в течение двух последних недель декабря будет являться нарушением трудового законодательства. Таким образом, для определения сроков отдыха работников на 2019 год его нужно утвердить не позднее 17.12.2018.

Существует унифицированная форма Т-7 «График отпусков» (образец заполнения покажем далее), содержащаяся в альбоме унифицированных форм (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). Однако с 01.01.2013 эти формы не являются обязательными к применению (п. 4 ст. 9 закона 402-ФЗ , информация Минфина России № ПЗ-10/2012). Каждое предприятие самостоятельно может разрабатывать первичку с обязательным включением в нее реквизитов, установленных п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ.

Оформленную форму можно утвердить приказом руководителя, но достаточно будет и его подписи в поле «Утверждаю» формы Т-7.

Новое в законодательстве!

Напоминаем, что в Трудовом кодексе РФ появилась . В соответствии с ней работникам, у которых три и более детей до 12 лет, дается приоритетное право выбора времени отдыха. Поэтому, прежде чем распределять отпускные дни для всех сотрудников, нужно поинтересоваться, когда планируют отдыхать эти привилегированные работники.

Кроме того, дополнительные дни отдыха появились у сотрудников для прохождения диспансеризации (у «обычных» сотрудников — 1 день раз в 3 года, у предпенсионеров — 2 дня ежегодно) (ст. 185.1 ТК РФ ). Графики диспансеризации определены Приказом Минздрава России от 26.10.2017 N 869н. В 2019 году имеют право пройти диспансеризацию граждане 2001, 1998, 1995, 1992, 1989, 1986, 1983, 1980, 1977, 1974, 1971, 1968, 1965 годов. Пока нет четких ведомственных указаний, нужно ли включать эти дни в график отпусков на 2019 год, но учесть это обстоятельство необходимо.

Заполняем график пошагово

Форма должна утверждаться с заполненными столбцами 1-6. Рассмотрим, как составить график отпусков на 2019 год (образец заполнения рассмотрим пошагово). Для примера заполнения нами используется унифицированная форма Т-7 «График отпусков» (бланк, как уже упоминалось, взят из альбома унифицированных форм). Но можно использовать и график отпусков в Excel (шаблон на 2019 год дан для скачивания в конце статьи).

Шаг 1

Заполняем поле «Наименование организации». Для этого прописываем полное наименование организации без сокращений.

Шаг 2

При наличии профсоюза заполняем поле «Мнение выборного профсоюзного органа»: проставляется дата и надпись «Учтено». При отсутствии таковой указывается «Первичная профсоюзная организация не создана (или отсутствует)».

Шаг 3

Присваиваем номер документу, дату составления, указываем, на какой год он составляется.

Шаг 4

Заполняем столбцы 1-6: названия структурных подразделений, наименование должности, а также Ф.И.О. работников пишем, не сокращая. В 5-ом столбце цифрами указывается длительность в календарных днях. В гр. 6 ставят дату, с которой он начинается.

В случае если период отдыха делится на несколько частей, каждая часть пишется в отдельной строке.

Также можно в столбце 6 указывать продолжительность, а не дату начала.

Подписывает документ начальник отдела кадров.

Утверждаем график и знакомим с ним сотрудников

После заполнения рассмотренных полей и столбцов необходимо утвердить документ. Можно сделать это на самом бланке документа — форма Т-7 содержит для утверждения специальное поле. А можно и издать приказ об утверждении графика отпусков на 2019 год (образец ниже).

Так может выглядеть приказ «График отпусков на 2019 год»; образец заполнения, показанный выше, не является унифицированным, он может составляться в произвольной форме, но если вам нравятся наши формулировки, то скачать текст приказа в word можно в конце статьи.

Ознакомить с ним сотрудников можно под подпись в специальной ведомости. Также для ознакомления возможно дополнить график столбцом, где работники будут расписываться и проставлять дату ознакомления.

Столбцы 7-10 графика заполняются вручную в течение года по мере фактического ухода сотрудников на отдых. Если произошли изменения и время отдыха предоставляется не тогда, когда было запланировано, в графе 8 указывается основание для переноса — реквизиты приказа о переносе или заявление работника. В графе 9 указывают планируемую дату начала отдыха.

Гр. 10 «Примечание» заполняется при наличии необходимых примечаний, например, можно указать причину переноса отдыха (по заявлению работника, другое основание), основания для отзыва, др.

Итак, мы рассмотрели пошагово, как заполнить бланк графика отпусков на 2019 год; образец скачать бесплатно для использования в работе можно ниже.

Сроки хранения и ответственность за отсутствие

График (оригинал) хранится обычно в отделе кадров в течение одного года (п. 693 Приказа 25.08.2010 № 558). Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания его делопроизводства. Значит, он хранится до 31.12.2019.

За отсутствие документа виновный может быть привлечен к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ в виде штрафа:

для должностных лиц — от 1000 до 5000 руб.;
для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Также для юрлиц возможно приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Унифицированная форма Т-7 - график отпусков отражает распределение ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год. В статье мы расскажем об особенностях составления этого документа и приведем образец графика отпусков.

Унифицированная форма Т-7 графика отпусков (бланк)

Если организация использует унифицированные первичные документы, график отпусков она оформляет по форме Т-7. График отпусков - бланк и указания по его заполнению утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Скачать бланк, на котором составляется график отпусков формы Т-7, можно на нашем сайте.

Напомним, что для большинства работодателей использование унифицированных форм по кадрам сейчас необязательно, поэтому вы вправе разработать и собственную форму графика отпусков.

Подробнее об этом — «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения» .

Составление графика отпусков

Составление графика отпусков предусмотрено ст. 123 ТК РФ. Данный документ определяет очередность предоставления работникам оплачиваемых отпусков, причем обязателен он как для работодателя, так и для работника. График отпусков обеспечивает право работников на ежегодный отдых. Составление графика отпусков позволяет работодателю:

заблаговременно оформить отпуск и выплатить отпускные;
найти замену уходящему в отпуск работнику;
контролировать своевременность предоставления работникам отпусков и не допускать накапливание неиспользованных дней отпуска.

При составлении графика отпусков следует учитывать, что некоторые работники имеют право использовать отпуск в удобное для них время. Если у работника есть выбор, при составлении графика рекомендуется получить от него заявление о том, в какое время он хотел бы пойти в отпуск. Если при составлении графика отпусков было учтено пожелание работника, указанное в его заявлении, то изменить впоследствии время отпуска можно только по взаимному согласию сторон.

Если график отпусков утвержден, а работника не устраивает время отпуска, установленное там, он может попросить об изменении дат отпуска. Для этого работник должен написать заявление о предоставлении ему отпуска в даты, отличные от тех, которые внесены в график отпусков. Если работодатель не возражает против переноса отпуска, то в график отпусков вносятся соответствующие изменения.

Как внести изменения в график отпусков, читайте

За отсутствие графика отпусков работодателя могут привлечь к административной ответственности по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, предусматривающей за впервые допущенное нарушение штраф:

для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб.;
для ИП — от 1 000 до 5 000 руб.;
для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

При повторном нарушении штрафы существенно вырастают, составляя (п. 2 ст. 5.27 КоАП РФ):

для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 руб. (также возможна их дисквалификация на срок 1-3 года);
для ИП — от 10 000 до 20 000 руб.;
для юридических лиц — от 50 000 до 70 000 руб.

Наличие графика отпусков и его соблюдение проверяет трудовая инспекция.

Чье мнение учитывать при составлении графика

Как правило, при составлении графика отпусков учитывают мнение каждого из работников. Причем информацию о том, кто и когда хотел бы пойти в отпуск, лучше собирать в письменном виде, чтобы исключить впоследствии возможные конфликтные ситуации.

В то же время работодатель безоговорочно учитывать все пожелания не обязан (за исключением отдельных категорий сотрудников). Здесь важно только совместить интересы персонала и бизнеса и выстроить такую очередность отпусков, которая не помешает деятельности организации.

Если в организации есть профсоюз, график отпусков согласовывается также с ним (п. 1 ст. 123 ТК РФ).

Что отражать в графике отпусков

В график отпусков включают:

ежегодные основные оплачиваемые отпуска;
дополнительные отпуска;
сведения о переносе отпусков.

Отпуска без сохранения заработной платы в графике отпусков не указываются.

График отпусков: правила оформления и внесение изменений

График отпусков — правила оформления и внесение изменений в него регулируются как ТК РФ, так и постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (в части заполнения графика по унифицированной форме).

Утвердить график отпусков работодатель обязан не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года, т. е. не позднее 17 декабря. Если крайняя дата выпадает на выходной, то она сдвигается на следующую ближайшую рабочую дату. Правомерность такого переноса подтвердил Минтруд (письмом от 08.12.2017 № 14-2/ООГ-9399). В 2018 году эта дата пришлась на рабочий день - понедельник.

Как составить график отпусков

График отпусков формы Т-7 оформляется следующим образом:

в графе 1 указывается наименование структурного подразделения;
в графе 2 отражается должность (специальность, профессия) работника согласно штатному расписанию;
в графах 1 и 2 сведения указываются в соответствии со штатным расписанием;
в графе 3 указывается Ф. И. О. работника;
в графе 4 проставляется табельный номер (данная графа заполняется, если в организации работникам присваиваются табельные номера);
в графе 5 указывается количество календарных дней положенного работнику отпуска;
в графе 6 отмечается запланированная дата отпуска.

На момент утверждения графика отпусков графы 1-6 формы Т-7 должны быть заполнены.

Изменения в график отпусков вносятся при переносе отпуска с согласия работника и в случае отзыва из отпуска (ст. 124, ч. 2 ст. 125 ТК РФ, постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). В этих случаях в графы 8 и 9 вносятся корректирующие сведения:

в графе 8 указывается документ, на основании которого производится перенос отпуска;
в графе 9 приводится дата начала использования отпуска (или его части);
в графе 10 можно указать дополнительные сведения (например, причину переноса отпуска, отзыва из отпуска и другие сведения).

В графе 7 приводятся даты фактического ухода работника в отпуск.

В случае замены части отпуска денежной компенсацией эта информация должна быть отражена в графике отпусков. Для этого в графе 10 «Примечание» графика отпусков необходимо сделать запись о том, что часть ежегодного отпуска (указать количество дней) заменена денежной компенсацией и отразить реквизиты приказа о замене отпуска денежной компенсацией.

Еще один момент, касающийся внесения изменений в график отпусков, связан с отпусками работников-совместителей. Планируемый отпуск такого работника отражается в графике отпусков по основному месту работы и по совместительству. При этом если у работника-совместителя переносится отпуск по основному месту работу, то такой перенос должен найти свое отражение не только в графике отпусков по основному месту работы, но и в графике отпусков по совместительству. Это объясняется тем, что согласно ст. 286 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск совместителю предоставляется одновременно с ежегодным оплачиваемым отпуском по его основному месту работы.

График отпусков утверждается в конце предыдущего года, а новые работники принимаются на работу в течение всего года. Возникает вопрос: нужно ли в этом случае вносить изменения в график отпусков? Внесение изменения в график отпусков для вновь принятых работников нормативными документами не урегулировано. На практике применяется один из 2 вариантов:

К действующему графику отпусков оформляют приложение по форме Т-7, в котором отражается информация об отпусках новых работников. При этом если в организации есть профсоюз, то график отпусков для новых сотрудников предварительно с ним согласовывают (ч. 1 ст. 123, ст. 372 НК РФ).
График отпусков, утвержденный до приема нового работника, не корректируются. Уход нового работника в отпуск осуществляется по согласованию с руководителем.

При составлении графика отпусков образец заполнения лучше иметь перед глазами.

Однако целесообразно всё же знакомить персонал с этим документом. Для этого можно оформить отдельную ведомость, где распишется каждый работник, или дополнить унифицированную форму Т-7 - график отпусков строками, в которых будут ставиться подписи об ознакомлении.

Нередко возникает вопрос: нужно ли работнику писать заявление на отпуск, предусмотренный графиком отпусков? Для ответа обратимся к ч. 3 ст. 123 ТК РФ, согласно которой о времени начала отпуска работник должен быть извещен под расписку не позднее чем за 2 недели до начала. Из этого следует, что для ухода работника в отпуск в соответствии с графиком отпусков требуется уведомить работника, а не работодателя. Дополнительное заявление от работника не требуется.

Хранение графика отпусков

График отпусков - форма Т-7 должен храниться в организации в течение 1 года после окончания его действия (п. 1.4 ст. 693 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Например, график отпусков на 2019 год, утвержденный в декабре 2018 года, заканчивает свое действие 31.12.2019, следовательно, хранить график отпусков на 2019 год нужно в течение всего 2020 года.

График отпусков с истекшим сроком хранения и иные аналогичные документы уничтожаются в соответствии с актами об уничтожении документов (пп. 2.2.5, 2.3.2, 2.4.5 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002).

Итоги

График отпусков - документ, обязательный для составления и утверждения работодателем перед началом каждого очередного календарного года. При его оформлении может быть использована унифицированная форма Т-7, утвержденная Госкомстатом. В графике допускаются уточнения и дополнения. Его наличие не требует от работника подачи заявления на отпуск. Отсутствие графика приведет к административному наказанию в виде штрафа.

Форма Т-7 – это стандартная утвержденная форма для оформления графика отпусков. Прежде чем приступить к инструкции по ее заполнению, следует напомнить, что график отпусков должен формироваться заранее — не позднее середины декабря года текущего на год следующий. Главное негласное правило — учет интересов всех сторон, то есть как пожеланий сотрудников, так и руководства организации. Уход в отпуск того или иного работника никоим образом не должен отразиться на эффективности производственного процесса.

Скачать образец заполнения и пустой бланк графика отпусков по форме Т-7

ФАЙЛЫ

Кто составляет график отпусков

Составление отпускного графика занимается специалист кадрового отдела. Но без подписи руководителя организации и печати он не будет считаться действительным.

Что необходимо для заполнения формы Т-7

В первую очередь, для грамотного составления графика отпусков нужно воспользоваться существующим штатным расписанием. Оно позволит точно указать ФИО каждого работника, его должность и табельный номер, а также то структурное подразделение, к которому он относится. Это же штатное расписание позволит разработчику графика отпусков не забыть никого из сотрудников.

Ответственные лица

В первой части графика отпусков нужно обязательно прописать реквизиты организации, в частности полное ее наименование с указанием организационно-правовой формы.
Далее, при наличии на предприятии профсоюза, нужно учесть его мнение на предмет графика отпусков с указанием даты, когда это мнение было высказано и зафиксировано.
Затем проставить дату заполнения документа.
Подпись директора с расшифровкой необходимо поставить после того, как график отпусков будет окончательно оформлен и согласован с сотрудниками.

Составление графика

Второй пункт является основным. Именно он включает в себя те сведения, ради которых и составляется данный документ. Здесь, необходимо в соответствующие графы вписать структурное подразделение, ФИО сотрудников, их должность, табельный номер, а также период отпуска каждого работника.

Важное условие: по закону, отпуск в общей сложности не может быть меньше 28 календарных дней, но его можно разбивать на какое угодно количество частей, при условии, что одна из них составит не менее 14 дней.

После того, как график отпусков составлен, его нужно показать сотрудникам для ознакомления и подписи. Затем его необходимо подписать у руководителей структурных подразделений и только потом представить на подпись главному лицу организации.

Когда график будет оформлен и утвержден, его не стоит убирать на полку – в течение года его необходимо заполнять по строкам фактических дней отпуска и всевозможных изменений.

Внимание! Не менее чем за две недели перед началом отпуска в соответствии с данным графиком каждому сотруднику нужно будет направить уведомление с указанием начальной и конечной даты отпуска. Без этого уведомления сотрудник может на вполне законных основаниях отказаться идти в отпуск в установленные ранее сроки.

Важно! Если работник решил изменить дату своего отпуска, он обязан уведомить об этом руководство через заявление, оформленное в письменном виде. При этом смена даты отпуска возможна только при взаимном согласии сторон и при условии, что это не повредит производственным процессам в организации. Поэтому хорошо, если сотрудник предоставит руководству документы, свидетельствующие об уважительных причинах и реальной необходимости перенесения отпуска.

В график отпусков нужно обязательно вносить информацию, указывающую на основания, по которым перенос отпуска стал возможным, а также фактическую дату отпуска. Все эти сведения нужно подкреплять ссылками на внутренние документы (приказы, больничные листы и т.п.).

Что делать, если сотрудник устроился после составления графика отпусков

Такая ситуация отнюдь не редкость. Как правило, в подобных случаях применяется один из двух вариантов:

Внесение изменения в уже существующий график отпусков;
Составление дополнительного графика отпусков, который будет являться приложением к основному.

Все остальное делается по общей схеме: обязательная подпись работника, заверение изменений или дополнительного отпускного графика у начальника структурного подразделения и руководства предприятия.

Кто может идти в отпуск вне графика

Закон отдельно выделяет лиц, которым отпуск должен предоставляться по их желанию, вне зависимости от стажа работы и утвержденного графика. Это:

внешние совместители, уходящие в отпуск по основному месту работы;
женщины, ожидающие ребенка при наличии справки из медицинского учреждения;
несовершеннолетние сотрудники;
работники-мужчины, чьи супруги находятся в отпуске по беременности и родам (при наличии свидетельства о браке и справки из медучреждения);
супруги военнослужащих — в одно время с отпуском военнослужащих (по желанию);
граждане, пострадавшим от чернобыльской катастрофы.

Все остальные работники имеют право уходить в отпуск только после работы в организации не менее 6 месяцев и в соответствии с составленным заранее графиком отпусков.

Составлением графика отпусков должны заниматься абсолютно все работодатели вне зависимости от количества работников в организации . Посредством этого документа регламентируется очередность, в которой сотрудники уходят в оплачиваемые отпуска (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). В ходе его составления во внимание принимаются пожелания работников и нюансы рабочего процесса.

Планирование отдыха на 2019 год

Отдых сотрудников должен быть спланирован, и это основная обязанность работодателя. График отпусков представляет важнейший локально-нормативный акт, который должен быть у каждого предприятия. Утверждение его должно произойти не позднее 17 декабря (т. е. за 2 недели до окончания года).

Стоит также принять во внимание новые нормы и правила, которые были внесены в законодательную базу статьями 185.1 и 262.2 Трудового кодекса РФ.

Каждое предприятие может разработать документ самостоятельно и включить в него необходимый список реквизитов. Документ, оформленный таким образом, подлежит утверждению приказом руководства. Однако достаточно, чтобы гендиректор просто расписался в поле «Утверждаю».

Нормативная база

Процедура оформления этого документа устанавливается на базе коллективного договора и правил внутреннего трудового распорядка. Причем представители организации Роструд убеждены в том, что график отпусков может различаться в зависимости от конкретного структурного подразделения .

Особенно актуальным такой подход считается для больших организаций с внушительной численностью сотрудников. В данной ситуации подготовку проектов осуществляет руководитель подразделения, который впоследствии передает документы в кадровый отдел.

Важную роль играет включение в документ сведений о длительности отпуска, которая зависит от числа дней, а также о продолжительности неиспользованного отдыха. Стоит включить в документ и новичков, которые пришли на предприятие недавно и не успели проработать 6 месяцев.

Право на пользование отпуском за первый год работы возникает по истечении полугода непрерывной трудовой деятельности. Поэтому следует учесть, что новички должны иметь возможность использования положенных дней.

Есть несколько вариантов длительности отпуска. Выбор конкретного способа зависит от категории, к которой относится специалист:

ст. 115 ТК РФ – 28 дней (если сотрудники не имеют отношения к льготным категориям);
ст. 267 ТК РФ – 31 день (если специалист не достиг совершеннолетнего возраста);
ФЗ №181 от 24 ноября 1995 года – 30 дней (если наемный работник имеет группу инвалидности);
ФЗ №151 от 22 августа 1995 года – 30-40 дней (если сотрудник трудится на территории спасательной службы), конкретная продолжительность зависит от времени непрерывной трудовой деятельности;
ФЗ №136 от 7 ноября 2000 года (если специалист взаимодействует с оружием химического типа);
Постановление Правительства РФ №466 от 14 мая 2015 года (в случае, когда работник является педагогом определенной категории).

Для некоторых категорий сотрудников предусмотрены исключения из общего правила. Их перечень детально прописан в ст. 122 ТК РФ . Это женщины, которые планируют уйти в отпуск в связи с беременностью и родовой деятельностью, несовершеннолетние лица, усыновители детей до трехлетнего возраста.

Точные графики определены в Приказе Минздрава России №869н от 26 октября 2017 года. Так, в 2019 году эта возможность доступна для граждан определенных годов рождения. В настоящее время строгих межведомственных регламентов в данном направлении не имеется.

Как составить по форме Т-7

Для оформления документации требуется использование формы №Т-7. На стадии планирования необходимо заполнить 1-6 графы.

В гр. 6 вносится информация о времени, в которое отпуск начинается. Сюда же относятся сотрудники, которые могут рассчитывать на получение отпуска в любое удобное время.
В гр. 7, 8, 9 информация не вносится. Заполнение сведений происходит от руки на протяжении года по мере того как сотрудники уходят в отпуск.
Роструд рекомендует сделать отдельную графу под названием «с графиком ознакомлен». А также можно составить специальный лист – приложение.

Работодатель должен помнить о нормах статьи 123 ТК РФ . В ней указано, что он должен уведомить сотрудников о времени начала отпуска за 2 недели до его наступления. До тех пор пока график отпусков не утвержден, он выступает исключительно в качестве проекта.

После его визирования кадровый специалист и руководитель структурного подразделения направляет документ в профсоюзную организацию (согласно нормам ст. 372 ТК РФ).

Для этого требуется создание выписки из протокола заседания профсоюзного комитета. Однако в настоящее время он есть не в каждой компании, о чем нужно сделать соответствующую пометку в строчке грифа согласования.

С тем фактом, что график отпусков получил утверждение, каждый сотрудник должен быть ознакомлен под роспись. Документ подлежит хранению в кадровом отделе и вывешивается в удобное место в целях ознакомления. Копии его направляются в структурные подразделения учреждения.

Дополнительная информация по составлению — ниже на видео.

Образец заполнения

Утверждение формы происходит только в том случае, если в ней заполнены графы 1-6. В качестве примера стоит разобрать унифицированный шаблон «График отпусков», составление которого происходит в соответствии с формой Т-7.

Пошаговый алгоритм оформления документа выглядит следующим образом:

«Наименование предприятия». Для этого нужно прописать полное название фирмы, не используя сокращения.
«Мнение выборного профсоюзного органа». В этом случае проставляется подпись, дата, а также делается надпись «Учтено». Если профсоюза нет, делается соответствующая пометка о его отсутствии.
Присваивание документу номера и указание даты, в которую он был составлен, года, на который он действует.
Оформление граф 1-6. Здесь указываются следующие сведения:

наименования, относящиеся к структурным подразделениям;
должности и ФИО сотрудников (без сокращений);
продолжительность отпуска в календарных днях (графа 5);
дата начала отдыха (графа 6).

Если период отдыха подразумевает деление на несколько частей, каждая из них указывается в отдельной строке. После этого документ подписывается главным специалистом (начальником) кадровой службы.

Сопутствующие документы

В процессе оформления происходит составление некоторых дополнительных документов.

Приказ

После того как ответственный компетентный работник проверяет правильность заполнения документа, можно приступать к его утверждению. Сделать это можно непосредственно на бланке или издать специальный приказ.

Унифицированная форма, как и в случае с графиком, отсутствует, поэтому предприятие может разработать собственный шаблон . Сотрудников необходимо ознакомить с документом под роспись. Допустимо дополнение с помощью столбца, в котором сотрудники будут ставить подпись и дату, в которую произошло ознакомление.

Заполнение столбцов 7-10 осуществляется вручную на протяжении года с того момента, как сотрудник ушел на отдых по факту. Если за этот период произошли определенные изменения, и время отдыха переносится, в столбце 8 указывается информация об этом.

В столбце 9, в свою очередь, проставляются реквизиты приказа. Столбец 10 заполняется в случае наличия примечаний. Например, может быть указана причина (основание) переноса.

Заявление

Если работник был предупрежден работодателем менее, чем за 2 недели до начала отдыха, он может рассчитывать на подачу письменного заявления, на основании которого произойдет перенос этого периода на другой срок.

Документ может не составляться, если было принято решение об использовании отпуска в соответствии с графиком. Однако в законодательстве предусмотрено несколько ситуаций, в которых подача заявительной бумаги – обязательная процедура:

использование отпуска происходит ранее 6 месяцев непрерывной трудовой деятельности;
применение дней отдыха осуществляется на основании соглашения, заключенного между работником и работодателем;
сотрудник имеет отношение к категориям, которые могут рассчитывать на получение от работодателя отпуска в любое удобное время.

Журнал

Журнал извещения сотрудников составляется на крупных предприятиях, в которых действует несколько подразделений. С его помощью можно упростить процедуру ознакомления работников с графиком отпусков и отметить, кто из них еще не был ознакомлен.

Когда и зачем составляется табель

Табель учета отпусков нужен для того, чтобы определять, кто из сотрудников ознакомился с графиком и отправился в отпуск, а кто еще этого не сделал.

Документ обычно представлен таблицей и содержит столбцы с должностями, именами работников, а также их подписями.

Кто может отдыхать в любое удобное время

Права многодетных работников по найму лиц прописаны в ФЗ №360 от 11 октября 2018 года , этот закон стал дополнением к норме ст. 262.2 ТК РФ .

Работодатели обязаны предоставить родителям трех и более детей до 12 лет отпуск в любое удобное время. Также отдыхать, когда захочется, могут работающие пенсионеры и инвалиды (они берут дополнительный отпуск в любое удобное для себя время).

Ответы на наиболее популярные вопросы по составлению графика отпусков представлены ниже.

График отпусков согласно ст. 123 ТК РФ является документом, обязательным к исполнению и предоставлению сотрудникам 1 раз в год. По закону утверждение графика должно проводиться за 2 недели до начала Нового года. Предоставление отпуска – обязательство для любой организации,

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Это быстро и бесплатно !

При несвоевременном составлении графика предприятие может понести наказание в виде административной ответственности, или штрафных санкций.

Как правильно составить график отпусков

Если предприятие большое и работает много сотрудников, то разумно составлять график на каждое подразделение в отдельности. В маленьких же организациях вполне достаточно составления одного документа.

Удобное время для отдыха составляется при общении работодателя с сотрудниками, однако важно не допустить простои на производстве по причине нехватки людей, поэтому график должен быть распланирован рационально и правильно.

Предоставление отпуска по желанию независимо от стажа сотрудника законодательством РФ предусмотрен для:

Беременных и родивших женщин вплоть до достижения ребенка 3-ех летнего возраста.
Несовершеннолетним.
Сотрудникам, жены которых находятся в отпуске по причине беременности и родов.
Работающим по совместительству, отдых по графику для которых предусмотрен на основном месте работы.
Супругам военнослужащих, согласно ст.11 ФЗ о статусе военнослужащих они имеют право брать отпуск одновременно с отпуском супруга.
Чернобыльцам согласно ст. 14 закона РФ.

Все остальные работники согласно ст. 121 ТК РФ идут в отпуск по графику, причем на первом году после трудоустройства на работу могут пойти через 6 месяцев в отпуск. График составляется в унифицированной форме, состоит из 10 пунктов.

В пункте 4 указывается табельный номер работника, если ему таковой присвоен. Прописываются должности сотрудников, наименование предприятия.

Графы 7-10 оставляются пустыми, заполняются по истечении отпуска. После прохождения отпуска сотрудников вносится дата окончания отпуска по факту.

При перенесении даты отпуска требуют заполнения графы 8-9. Если создан приказ о переносе отпуска по заявлению самого сотрудника, то внесение данных должно соответствовать дате, указанной в заявлении. Ст. 123 разрешает перенос отпуска, но уведомить о дате начала отпуска, работодатель должен заранее, иначе будут нарушены сроки выплат отпускных, по причине несвоевременного отсутствия сотрудника на работе предприятие может понести значительные убытки.

В графе “Примечание” возможно указание причины не предоставления отпуска работнику, также продление, либо наоборот, сокращение. В некоторые случаях отпуск может превышать установленные законодательством 28 календарных дней или наоборот, составлять 2 недели, вторую же часть отпуска можно будет взять в любое другое нужное время, то есть сходить в отпуска 2 раза в год, но только по предварительному согласованию с руководителем предприятия.

Возможно внесение в график дополнений, иных реквизитов и граф. Уведомить сотрудника о предстоящем отпуске работодатель должен не позднее 14 дней до момента его наступления согласно графику, то есть при составлении графика на 1 год утверждение его должно быть не позднее 17 декабря текущего года.

Утвержденный документ обязателен для исполнения как со стороны работодателя, так и со стороны сотрудника.

1. Что необходимо включить в график

В график включаются:

Основной оплачиваемый отпуск 1 раз в году.
Дополнительный оплачиваемый отпуск 1 раз в году.
Не использованный ранее отпуск, либо его часть.
Перенесение отпуска на будущий год.

Несовершеннолетним до 31 дня.
Инвалидам до 31 дня.
Педагогам до 42-56 дней.
Госслужащим до 30-35 дней.

Ежегодный предоставляется:

Работающим на вредном, опасном производстве.
При ненормированном рабочем дне.
Работникам в условиях Крайнего Севера.
В иных случаях, предусмотренных законами РФ.

Учитывая свои финансовые, производственные возможности работодатели вправе предоставить самостоятельно дополнительный отпуск своим сотрудникам, порядок предоставления указывается в договоре, либо нормативном акте. Учитывается мнение профсоюза, иного выборного органа, действующего на том, или ином предприятии.

Если сотрудник имеет право на удлиненный отпуск в 30 дней, за выслугу лет (8 дней), за переработку дней (3 дня), работая во вредных условиях (7 дней), то все дни суммируются. Итого 48 дней имеет право отдыхать работник, что тоже фиксируется в графике, причем работник вправе разделить отпуск на части, так сегодня поступают многие.

Лица, имеющие право брать отпуск в любое удобное время, также должны быть обозначены в графике. Свое решение по предоставлению отпуска они могут в течение года изменить, и работодатель не может им отказать, а значит, и в графике должны быть внесены соответствующие изменения.

2. Опрос сотрудников

Опрос сотрудников немаловажен при составлении графика. Каждый сотрудник может выразить свое предпочтение, когда ему удобно идти в отпуск и насколько дней. Опросом занимается кадровая служба, либо отдельный уполномоченный сотрудник, имеющийся в каждом подразделении крупной организации.

Опросить сотрудников может начальник цеха, или отдел кадров. После опроса в каждом подразделении составляется предварительный график отпусков, после чего все графики с каждого подразделения передаются в отдел кадров, где корректируются с учетом всего производственного процесса.

Документ обязательно согласуется с работниками, начальником, руководителем отдела. Итог – составление единого документа для всей организации, либо его раздробление по службам, отделам подразделениям.

3. Если остались дни за прошлый год

Часто бывает, что неиспользованные дни отпуска за прошлый и даже позапрошлый год у работника остаются. Однако, согласно ТК РФ работать без отпуска более 24 месяцев запрещено. Если остались неиспользованные дни отпуска за прошлые годы, то сначала отпуск предоставляется за текущий год, далее дни за прошлые годы.

Их можно использовать в любое время по желанию работника, но, согласовав это предварительно со своим работодателем. Неиспользованные дни также фиксируются в графике. Если дни не будут зафиксированы в графике работник может их просто утерять, не воспользоваться правом, но восстановить при согласованности с руководителем предприятия. Неиспользованные дни можно брать не сразу, а частями, раскидав их на целый год.

Форма Т-7

Формат Т-7 утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 года. До 2013 удаление некоторых граф в документе было запрещено. Сегодня форма разработки документа допускается самостоятельная, но реквизиты, согласно первичной документации бухгалтерии, должны быть отражены в полном объеме.

Унифицированной формой пользоваться проще и удобнее. Многие предприятия до сих пор используют именно ее. Формат Т-7 ежегодно утверждается директором фирмы (предприятия), путем проставления подписи печатей всеми начальниками отделов, начальником кадров.

График отпусков и профсоюз

Раньше график отпусков согласовывался с профсоюзом. Сегодня согласно ТК РФ данного согласования не требуется. Если на предприятии нет профсоюзного органа, его отсутствие прописывается в шаблоне. Еще при проектировании графика его нужно согласовать с профсоюзом, до утверждения руководителем.

Сначала проект отдается на подпись начальнику отдела кадров, затем руководителю подразделения и только после этого – профсоюзу для ознакомления. Далее график после согласования с профсоюзом подписывается руководителем предприятия, вступает в законную силу и оспариванию работниками уже не подлежит.

Как перенести отпуск сотруднику

Часто по личным причинам, либо в случае производственной необходимости требуется перенести отпуск работнику. Для этого необходимо написать заявление, предоставить руководителю. Если перенос не будет ущербным для всего предприятия, не скажется негативно на производительности труда, то вполне может быть перенесен на основании приказа, изданного руководителем.

При этом в графике в графе 7-9 делаются пометки, указывается причина отмены отпуска в назначенное по графику время. В графе 10 “Примечание” проставляется новая дата после переноса отпуска.

Ошибки и примеры при составлении графика

Если график составлен неправильно, с ошибками, то и это в итоге обязательно приведет к:

Затруднениям поиска, замены ушедшего человека в отпуск.
Проблемам при начислении отпускных.
Нарушению производственного процесса.

Если нарушены сроки составления договора, то на предприятие будут наложены штрафные санкции до 5000 руб, на юр. лиц-30-50 тыс. руб., также приостановление деятельности предприятия сроком до 3 месяцев.

Составление графика считается неправильным если:

Нарушены сроки составления документа.
Не предоставлено право на отдых по желанию отдельным категориям сотрудников с законодательством.
Проигнорированы пожелания сотрудников, дата отпуска не соответствует их просьбам.
В графике фактически работающие люди обозначены, как совместители.
Сроки отпуска, указанные в документе, не соответствуют фактической дате ухода работника в отпуск.
Прием нового работника не зафиксирован в акте изменений.

Для составления документа можно отметить несколько главных правил:

Невозможен одновременный уход в отпуск начальника и заместителя отдела одного подразделения.
Нельзя допускать ухода одновременно сразу многих сотрудников, подразделение должно постоянно функционировать.
Однопрофильные специалисты не могут все одновременно уйти в отпуск.
Неотработанные дни лучше разбить на части, а не предоставлять сотруднику все дни за 1 раз.
Распределение отпусков должно быть правильным, не в ущерб рабочему процессу.
Сотрудникам лучше заранее провести опрос с работниками, учесть их мнение при составлении графика, чем потом переделывать документ, тратить время и нервы.

Образец графика отпусков

График отпусков обязателен для оставления каждым юр. лицом. При его отсутствии на предприятие налагается инспекторами по труду административная ответственность. Важно правильно составить график, так работа предприятия будет слаженной и бесперебойной.

При составлении документа важен учет взаимозаменяемости сотрудников. Составлением графика занимаются компетентные органы, в частности отдел кадров, способные ответственно и грамотно подойти к оформлению документа, с учетом всех пожеланий, прав сотрудников.